Làm Thế Nào Để Tin Học Hóa Toàn Bộ Các Xí Nghiệp Việt Nam (phần 2)

LÀM THẾ NÀO TIN HỌC HOÁ TOÀN BỘ CÁC XÍ NGHIỆP VIỆT NAM (phần 2)

Dương Quang Thiện

Trong phần 1 đi trước, ta đã rút ra những điều ta cần để ý đến, khi giải quyết vấn đề trong phần 2 này. Tôi xin liệt kê lại những kết luận rút ra, để từ đó suy ra những giải pháp có thể có được:

1/ -Vẫn còn đó 500.000 xí nghiệp/cơ quan chưa được tin học hoá và trong một thời gian ngắn vào khoảng từ 2 đến 3 năm ta phải làm thế nào tin học hoá cho xong. Nghe nói như thế, rất nhiều người sẽ cho là điên, chẵng khác nào bà Nữ Oa đội đá vá trời.

2/ - Đội ngũ IT được đào tạo trong thời gian qua cũng như trong những năm tới không thể xài được nếu tiếp tục sử dụng theo như từ trước đến nay. Một số IT đã bỏ nghề quay ngoắt 180 qua một nghề khác, một số đang lang bang không làm gì cả, một số đầu quân vào những công ty outsourcing (như công ty TMA chẵng hạn) viết phần mềm gia công cho nước ngoài, số còn lại vất vưởng trong các công ty không làm được gì ra trò, than thân trách phận. Tuy nhiên cũng có một số rất ít cố gắng bám trụ, tự mình trau dồi nghiệp vụ, cũng làm được chút gì cho xí nghiệp, nhưng không là gì cả. Chúng tôi không quan tâm đến những  công ty "đại gia" lắm của nhiều tiền dùng phần mềm ERP của các công ty phần mềm nước ngoài như Oracle, SAP, hoặc Dynamics của Microsoft. Nhưng làm sao cải tạo loại chuyên viên IT lông bông vất vưởng trong 500.000 đói HTTT quản lý này.

3/ - Chiều hướng tới là sử dụng mô hình ERP để tin học hoá các xí nghiệp mà khỏi qua các công ty ERP đại gia như Oracle, SAP, PeopleSoft hoặc Microsoft. Làm thế nào tạo những modul, dạy cho khách hàng hiểu ý nghĩa từng modul, rồi tự học lập trình từng modul cho tới khi chạy được.  Làm sao đào tạo những người trong công ty chưa hề biết tin học thành những lâp trình viên, phân tích viên, triển khai viên, và kiến trúc sư, không theo một phương thức truyền thống. Lại một kiểu đội đá vá trời.

Bây giờ tôi xin trình bày cách suy nghĩ và cách giải quyết bài toán mà chúng tôi đã trình bày trong phần 1, và trong phần mở đầu phần 2 này.

Bây giờ ta sẽ giải quyết thế nào trước khối lượng 500.000 xí nghiệp chưa có một HTTT  "ra hồn"?. Tôi có nghe một câu nói của người Hồi Giáo như sau: nếu núi không đến với tiên tri Mahomet, thì Mahomet sẽ đi lên núi. Áp dụng cho trường hợp chúng ta, thì nếu nhân viên của 500.000 xí nghiệp không thể đến trường nghe giảng kinh tế và IT (vì khối lượng quá lớn, mà cũng không tài nào có nỗi số giảng viên đủ dạy cho khối lượng người này), thì các môn kinh tế và IT phải về đến tay các nhân viên qua Internet, thông qua những lớp online (học bất cứ giờ nào, học bất cứ nơi nào, kể cả khi ngồi xã bầu tâm sự trong cầu tiêu). Vì học trực tuyến ngay tại chỗ làm việc theo phương pháp step-by-step nên cái người ta quan tâm là kết quả làm việc, cho ra ngay sản phẩm hơn là văn bằng do lớp online cung cấp. 

Các phần mềm để dạy các lớp online chạy trên nền Internet thì nay cũng đã có quá nhiều trên thị trường trên thế giới, cho phép ta chọn lựa thoãi mái. Phần mềm dạy online này thường gồm hai phần: phần A giúp giảng viên chuẩn bị giáo trình chạy online. Khi phần A được chuẩn bị xong thì được nạp lên phần B, và khi người học đăng ký môn học, thì phần B lo quản lý sự học hành của sinh viên đã đăng ký. Phần B theo dõi mọi thứ trong việc học của sinh viên: giờ giấc, nhịp độ, thời lượng, trắc nghiệm giữa kỳ và cuối kỳ, qui chiếu về những phần phải tham khảo khi trả lời sai trước những câu quiz. Nói tóm lại, giờ đây với hạ tầng cơ sở truyền thông bẳng Internet, phương pháp dạy online giúp ta giải quyết dạy thực tập một số lượng lớn người học với một phí tổn hầu như bẳng zero. Riêng chúng tôi, thì nhóm Khai Trí Business Information System (BIS) đã đề nghị sử dụng phần mềm Moodle trong việc dạy online. Chúng tôi nghiên cứu phần mềm miễn phí này.

Như vậy, với Internet và phương pháp dạy online, ta có cơ hội dạy cùng lúc cho một số lớn xí nghiệp cách làm thế nào tự tin học hoá việc quản lý sử dụng máy tính và tự thành lập một HTTT quản lý cho mình mà khỏi phải sự trợ giúp của các công ty phần mềm Oracle, SAP, v.v.. hoặc của các công ty outsourcing. Vấn đề là tạo ra một nội dung cho mỗi các môn học hình thành những modul của mô hình ERP như ta đã giải thích trong phần 1. 

Công việc như thế nào?  Ta phải hình thành 7 môn cốt lõi tương ứng với 7 modul ERP, như ta đã trình bày ở phần 1. Mỗi môn, khi dạy phải mang hai hình thái: kinh tế và IT. Phần kinh tế vào đầu giải thích chức năng của modul về mặt kinh tế trong lòng một xí nghiệp:  ý nghĩa kinh tế của chức năng, từ khi vào cho đến khi ra, kèm theo những luồng dữ liệu/thông tin (DL/TT) đi kèm khi thực hiện chức năng này. Chính trong các trường kinh tế tài chính, người ta chỉ dạy phần chức năng của modul, nhưng lại không phân tích luồng dữ liệu / thông tin phát sinh hoặc thu thập để được xử lý theo mô hình IPO (Input-Process-Output) như theo hình dưới đây:

Khi giải thích các luồng DL/TT vào ra modul hoặc luân chuyển trong nội bộ modul, chúng tôi sẽ sử dụng cách vẽ được gọi là Data Flow Diagram (DFD) để chỉ rõ đường đi nước bước của dữ liệu. Dưới đây là một hình DFD của modul Order Processing (xử lý đơn đặt hàng).

Khi người học đã hiểu thấu phần kinh tế của modul, thì chúng ta bước qua dạy cách thực hiện chức năng kinh tế thông qua các chương trình phần mềm máy tính. Ta có thể chọn ngôn ngữ lập trình C# hoặc phần mềm Access 2007 của Microsoft. Theo tôi nghỉ, bước đầu ta sử dụng MS Access, vì nó tương đối dễ học và thực hành, cho ra chương trình nhanh và dễ chỉnh sửa. Sau khi hình thành xong một hệ thống chạy bằng Access chạy tốt, ổn định, ta có thể chuyển đổi hệ thống viết theo ngôn ngữ C#, nếu ta muốn. Trong giai đoạn này, ta dạy cho người học tạo ra những tập tin (file) - còn gọi là table - thường được chia thành: master file, detail file, transaction file, v.v.., rồi những màn hình nhập dữ liệu, gọi là data entry screen, cũng như các báo cáo. Ta phải dạy thành lập những chương trình xử lý dữ liệu theo kiểu từng bước một (step-by-step), xong bước này tới bước khác. Khi đạt đến bước cuối cùng thì modul sẽ được đưa vào hoạt động. Dữ liệu cho mỗi modul sẽ được lấy từ xí nghiệp, dữ liệu sống. Khi ta hình thành một hệ thống ứng dụng cũa mỗi modul đến bước hoàn tất thì ta có thể cho chạy thừ song song với hệ thống làm bằng tay trong 3 tháng tối đa, để so sánh kết quả, nếu có sai sót nhỏ thì chỉnh sữa, cho tới khi hệ thống làm bằng tay và hệ thống chạy bằng máy tính cho ra kết quả giống nhau. Lúc này, thì ta có thể gỡ bỏ hệ thống làm bằng tay. 

Như chúng tôi đã bảo là trong mô hình ERP có cả thảy 7 modul. Có modul dễ, có modul khó. Ta bắt đầu thành lập modul dễ, rồi tiếp theo modul vừa vừa, và cuối cùng modul khỏ nhất. Như vậy những modul dễ đi trước sẽ tập huấn những bước đi ban đầu giúp bạn thêm kinh nghiệm đối với  những modul đi sau. Chúng tôi sắp xếp các modul đi từ dễ lên khó như sau:

 (1) CASH & BANK (CAB); ACCOUNT RECEIVABLE & ACCOUNT PAYABLE (AR/AP);

 (2) FIXED ASSETS (FA), ACCOUNTING (ACT);

 (3) INVENTORY CONTROL (IC); ORDER PROCESSING & SALES (OPS);

 (4) PAYROLL (PAR). Modul dễ chỉ cần 2 tuần là xong. Modul vừa cần 4-6 tuần là xong, còn modul khó thì phải mất 12 đến 20 tuần. Nếu giỏi lắm thì mất 12 tháng, bết lắm cũng 18 tháng. Có người sẽ cho tôi quá lạc quan. Có nhiều công ty tự động hoá chỉ một ứng dụng vật tư mà mất đến 2 năm mà chưa đâu vào đâu. Ở đây, nên nhớ phần phân tích, phần xác định nhu cầu (requirement) nhập và xuất chủng tôi đã làm hơn 80% công việc, khi truyền cho học viên theo online, học viên làm phần 20% còn lại thích ứng với môi trường họ ứng dụng. Do đó, tôi để cho thời gian trả lời tôi có lạc quan tếu hay không.

Như bạn có thể thấy, điểm quan trọng là nội dung của mỗi modul sẽ được truyền giảng bằng online. Học viên sẽ được học phần lý thuyết (phần kinh tế), rồi sau đó thực hiện thực hành những chương trình (phần IT). Như vậy học viên sẽ biết lục phủ ngũ tạng của một HTTT quản lý sẽ được hình thành thế nào, hoàn toàn khác với việc sử dụng phần mềm ERP mua của ngoại quốc. Phần mềm ERP của ngoại quốc viết theo cái lô gic cơ sở pháp lý ngoại quốc, còn đây học viên viết theo lô gic pháp lý VN. Khi một xí nghiệp tham gia chương tin học hoá của chúng tôi, theo mỗi modul họ phải gởi ít nhất 2 người, 4 người đối với module khó lập thành một team. Team này, gồm một nữa quen nghiệp vụ của chức năng (phần kinh tế), nữa kia biết IT (có thể là những ai lông bông, vất vưỡng), như vậy khi học làm một modul thì người quen nghiệp vụ sẽ giải thích phần kinh tế cho người IT phía kia hiểu, còn khi qua viết chương trình, thì dân IT giải thích phần kỹ thuật máy tính cho dân nghiệp vụ kinh tế biết rõ. Như vậy, cả hai loại người hiểu nhau người này không ai cầm tay chỉ việc người kia.

Cuối cùng, làm thế nào đào tạo những người trong công ty chưa hề biết tin học thành những lâp trình viên, phân tích viên, triển khai viên, và kiến trúc sư, không theo một phương thức truyền thống. Lại một kiểu đội đá vá trời. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi sẽ soạn những tập sách đặc biệt: một dành cho kiến trúc sư, một dành cho triển khai viên. Còn sách dành cho phân tích viên, thì bộ sách "Phân tích Thiết kế các HTTT" của ông Dương Quang Thiện đã khá đầy đủ và đã được phát hành từ lâu. Như bạn đã biết là tại các xí nghiệp chỉ có kỹ sư tin học. Còn các chức danh khác: phân tích viên, triển khai viên và kiến trúc sư thì là zero. Ta đành hoạt động theo kiểu phân thân của Tôn Ngộ Không. Nếu đóng vai kiến trúc sư, thì đọc quyển sách dành cho kiến trúc sư mà chúng tôi sẽ viết ra trong tương lai. Với vai trò triển khai viên cũng thế. Mỗi vai trò đều độc lập, nên việc đọc tập dành cho kiến trúc sư không tuỳ thuộc vào kiến thức của triển khai viên. Trong một lúc, bạn có thể giữ nhiều vai trò, giống như Tôn Ngộ Không. Viêc này không có chi là không thể được, vì bản thân tôi, tôi đã có lần làm như thế.

Tôi xin kể chút chuyện của tôi để các bạn hiểu vấn đề tôi đặt ra. Đầu năm 1964, tôi vào làm việc cho IBM FRANCE ở Paris. Sau 18 tháng được huấn luyện thành System Engineer (SE), tôi được chuyễn về Sai Gon làm cho IBM WORLD TRADE, vào ngày 14/07/1965, đúng một tuần trước khi Mỹ đổ bộ vào Đà Nẵng, bắt đầu mộc chiến tranh can thiệp. Vào thời điểm đó, chỉ ở SG mới có máy điện cơ kế toán, được gọi là unit records (UR), tiền thân máy điện toán. Có cả thãy 25 cơ quan nhà nước và 2 cơ quan tư nhân Pháp sử dụng máy UR. Nhiệm vụ của tôi là làm thế nào dụ khách hàng chuyển từ máy UR thành máy IBM 360/20. Vì là người Việt đầu tièn vào ngành này, nên một thân một mình phải tự bươn chải, chả dựa được vào ai. Ban ngày đi phân tích vấn đề cho 4 cơ quan, ban đêm đi dạy lập trình ngôn ngữ RPG tại hai nơi: trường nay là Lê Quy Đôn, và bộ tổng tham mưu VNCH nay ở đường Hoàng Văn Thụ. Sau đó dạy cho nhân viên các cơ quan làm phân tích chi tiết, rồi vẽ flowchart các chương trình phải viết, rồi theo dõi nhân viên viết chương trình, test, rồi ráp nối thành ứng dụng. Bạn thấy tôi giống như Tôn Ngộ Không không. Trong 4 năm tôi tin học hoá được 12 cơ sở, trong ấy có công ty BGI của Pháp mà tôi đầu quân vào giữa năm 1969. Trước khi rời IBM tôi đã lên trường Chính trị Kinh doanh Đà Lạt tuyển cho IBM 12 người để được đào tạo thành SE như tôi. Câu chuyện nhỏ này cho bạn thấy có thể đào tạo các chuyên viên điện toán hoạt động theo kiểu Tôn Ngộ Không như tôi đã từng làm.

Tới đây tôi xin chấm dứt phần 2.